POP – Procedimento Operacional Padrão
Toda a empresa indiferente do seu porte, possui procedimentos internos que conduzem suas áreas produtivas, administrativas e gerenciais. Em muitos casos tais procedimentos estão concentrados em pessoas e não em documentos, se essa é uma realidade da sua empresa cuidado, pois pessoas são passageiras, e por vezes com a saída de uma dessas peças-chaves os procedimentos podem ser perdidos.
O que é o Procedimento Operacional Padrão
O POP nada mais é do que um documento descritivo que conta em detalhes como uma atividade deve ser realizada.
Vamos utiliza um exemplo para melhor entendimento.
Imagine um setor financeiro, onde toda manhã a primeira atividade a ser realizada é a conferência do extrato bancário, essa operação já esta fixada na cabeça do responsável, mas se por algum motivo esse profissional deixar a empresa, ou não puder se fazer presente por alguns dias, a conferência não pode simplesmente não ser realizada, é então que o procedimento operacional entra em cena. Se o processo de conferência de extrato estiver descrito em detalhes em um documento padrão, qualquer outra pessoa pode realizar a atividade sem maiores problemas.
Para que serve o Procedimento Operacional Padrão?
Em resumo o POP serve para garantir que uma empresa não seja “refém” de pessoas, e sim organizada e transparente ao ponto que, indiferente do colaborador que seja responsável em realizar a atividade, essa será realizada conforme padrões já estabelecidos pela empresa.
Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão
A elaboração dos POP’s dentro de uma empresa pode ser morosa pela quantidade de atividades e nível de complexidade de cada uma delas, mas o documento por si só pode ser simples, sucinto e principalmente de fácil entendimento.
Vamos a algumas dicas de como elaborar um POP, com as características necessárias para que ele atenda seus objetivos.
· Escolha a ferramenta para começar descrever as funções (o bom e velho word é uma boa dica para iniciar o processo);
· Dívida sua empresa em setores ou áreas, proporcionando maior conhecimento dos processos em menor escala;
· Mapeie e registre todas as operações pertinentes ao dia a dia da sua empresa, do operacional ao gerencial;
· Escolha as pessoas certas para descrever as atividades padrões;
· No documento descritivo exija o maior número de detalhes possíveis;
· Armazene os POP’s em um arquivo digital de fácil acesso e com garantia de backup;
· Mantenha os procedimentos sempre atualizados conforme mudança de padrões.
Caso tenha restado alguma dúvida, a Intrio contabilidade já trabalha com consultoria sobre POP’s a mais de 5 anos, sendo responsável direta ou indiretamente pela elaboração de centenas de Procedimentos Operacionais Padrões.
Entre em contato agora mesmo, e vamos transformar a realidade da sua empresa.
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